Afin de faciliter la collaboration, Google ouvre les fichiers G Suite aux personnes ne disposant pas de compte Google. Ceux-ci pourront par le biais d’un code PIN lire, commenter et modifier un document sur Docs, Sheets et Slides.
Accédant à la demande populaire, Google teste la possibilité de partager des fichiers Docs, Sheets ou Slides avec des personnes ne possédant pas de compte Google de sorte que ceux-ci puissent non seulement visualiser et lire les documents (ce qui était déjà possible auparavant), mais aussi les commenter, de suggérer des modifications et les modifier directement.
Pour ce faire, le processus d’invitation reposera sur un code PIN à l’utilisateur dépourvu de compte Google. Un premier courriel contient le lien de partage vers le document, dirigeant vers une page permettant de demander ledit code personnel, envoyé dans un second mail. Le code PIN permettra enfin de s’identifier et d’avoir accès au document, avec les droits définis par le propriétaire du fichier.
Les admins gardent le contrôle
Les administrateurs et propriétaires de fichiers pourront surveiller les accès et activités dans un journal d’activités disponibles pour chaque fichier, et révoquer les accès à tout moment.
Cette fonctionnalité est pour l’heure accessible en version beta sur inscription. « Les organisations travaillent souvent sur des documents avec des fournisseurs externes, des partenaires, des sous-traitants et des clients. Lorsque ces partenaires ne possèdent pas de compte Google, cela constitue un obstacle important à la collaboration » explique Google sur son blog.